Сертификация систем менеджмента

Орган по сертификации ФБУ «Тверской ЦСМ» проводит сертификацию:

  • систем менеджмента безопасности пищевой продукции (СМБПП) на соответствие ГОСТ Р ИСО 22000-2007 (ISO 22000:2005) «Системы менеджмента безопасности пищевой продукции. Требования к организациям, участвующим в цепи создания пищевой продукции» с учетом требований ГОСТ Р 54762-2011/ISO/TS 22002-1:2009 «Программы предварительных требований по безопасности пищевой продукции. Часть 1. Производство пищевой продукции» в системе добровольной сертификации систем менеджмента «Регистр систем менеджмента»;
  • систем менеджмента качества (СМК) на соответствие ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015) «Системы менеджмента качества. Требования» в системе добровольной сертификации систем менеджмента «Регистр систем менеджмента».  Сертификация проводится в соответствии с требованиями «Правил по сертификации в Системе добровольной сертификации систем менеджмента «Регистр систем менеджмента»;
  • интегрированных систем менеджмента (ИСМ) на соответствие ГОСТ Р 53893-2010 «Руководящие принципы и требования к интегрированным системам менеджмента» с учетом требований ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (ISO 9001:2015) «Системы менеджмента качества. Требования» и ГОСТ Р ИСО 22000-2007 (ISO 22000:2005) «Системы менеджмента безопасности пищевой продукции. Требования к организациям, участвующим в цепи создания пищевой продукции» в системе добровольной сертификации систем менеджмента «Регистр систем менеджмента».

Сертификация проводится в соответствии с требованиями «Правил по сертификации в Системе добровольной сертификации систем менеджмента «Регистр систем менеджмента».

Порядок сертификации систем менеджмента

Процедура сертификации систем менеджмента состоит из следующих этапов:

  • Подача заявки на сертификацию в ОС Заявителем.
  • Регистрация и рассмотрение заявки ОС на предмет возможности проведения сертификации.
  • Извещение Заявителя о результатах рассмотрения заявки.
  • Заключение договора на проведение сертификации при положительном результате рассмотрения заявки.
  • Оплата услуг Заявителем.
  • Проведение первого этапа аудита по сертификации (анализ представленной Заявителем документации).
  • Оформление письменного отчета о предварительной проверке документов с обоснованием проведения частичного аудита «на месте» для снятия неясных вопросов или перехода ко второму этапу аудита.
  • Проведение частичного аудита «на месте» при необходимости.
  • Устранение Заявителем несоответствий по результатам предварительной проверки документов и аудита «на месте» если он проводился.
  • Проведение второго этапа аудита по сертификации (проведение аудита «на месте»).
  • Подготовка акта по результатам аудита «на месте» и его рассылка Заявителю и ОС.
  • Разработка Заявителем плана корректирующих действий по устранению выявленных при сертификации несоответствий и выполнение этих действий.
  • Отчет Заявителя перед ОС об устранении несоответствий.
  • Принятие ОС решения о возможности выдачи сертификата соответствия.
  • Заключение договора с Заявителем на проведение двух плановых инспекционных контролей в случае выдачи сертификата на систему менеджмента.

Документы для сертификации систем менеджмента

Заявителям, претендующим на сертификацию систем менеджмента, в Орган по сертификации (ОС) следует направлять:

  1. Заявку на сертификацию;
  2. Перечень документов согласно Приложению Д «Правил сертификации в системе добровольной сертификации систем менеджмента «Регистр систем менеджмента»:
      • Политика организации;
      • Руководство по качеству (при наличии);
      • Структурная схема проверяемой организации с указанием административных и инженерных служб, основных и вспомогательных подразделений (цехов, участков, производственных площадок);
      • Структурная схема службы качества проверяемой организации (если она не включена в общую структурную схему организации для Заявителей на сертификацию СМК);
      • Перечень документов системы менеджмента;
      • Процедуры, требуемые стандартом;
      • Результаты анализа системы менеджмента со стороны высшего руководства;
      • Документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими в соответствии с действующим перечнем документов (выборочно, по запросу ОС);
      • Перечень основных потребителей продукции (отечественных и зарубежных);
      • Перечень выпускаемой продукции, применительно к которой сертифицируется система менеджмента с указанием нормативных документов (ГОСТ, ТУ и др.);
      • Копии справок (отчетов) за 1-3 года (по решению ОС):
        • о проведении проверок (аудитов) со стороны государственных контрольно-надзорных органов;
        • обобщенные сведения о проведении внутренних аудитов;
        • о претензиях и жалобах, полученных от организаций и потребителей продукции/услуг организации.
  3. Сведения о подразделении (организации), проводящем приемосдаточные и периодические испытания продукции, в том числе сведения о его аккредитации (при наличии);
  4. Сведения об основных поставщиках сырья, материалов, комплектующих;
  5. Ситуационный план организации и карта-схема ее местоположения;
  6. Схема распределения материальных потоков на предприятии (движение сырья и материалов, готовой продукции, персонала);
  7. Анкета-вопросник (по запросу ОС).

Состав необходимых документов, включая записи, представляемые Заявителем, уточняется в каждом конкретном случае и определяется ОС.

ОС вправе затребовать от Заявителя дополнительные документы, включая записи, необходимые для анализа.

Запрашиваемые сведения и документы передают в ОС в одном экземпляре на бумажном носителе (часть сведений и документов может быть представлена в электронном виде по запросу ОС).

Принятие решения о выдаче/невыдаче сертификата соответствия

Критерием для принятия решения о соответствии/несоответствии системы менеджмента установленным требованиям является отсутствие/присутствие несоответствий или выполнение/невыполнение проверяемой организацией корректирующих действий в согласованные сроки и признание/непризнание органом по сертификации их результативности.

Решение о выдаче или отказе в выдаче сертификата соответствия принимает руководитель Органа по сертификации (ОС) на основании рассмотрения акта по результатам аудита и результатов выполнения плана корректирующих действий. Решения должны принимать лица, не принимавшие участие в аудите.

Решение о выдаче сертификата может быть принято только после устранения всех зарегистрированных несоответствий, уведомлений и вызвавших их причин, т.е. после рассмотрения письменного отчета проверяемой организации ОС о проведенных корректирующих действиях и, если это необходимо, после рассмотрения результатов выполнения корректирующих действий «на месте». В случае если ОС признает неудовлетворительными результаты выполнения корректирующих действий, должно быть принято решение об отказе в выдаче сертификата, о чем должна быть уведомлена организация-заказчик. 

Примечание - Все повторные аудиты (посещения проверяемой организации) и командировочные расходы экспертов проверяемая организация (заказчик) оплачивает сверх сумм за сертификацию.

Срок действия выданного сертификата составляет 3 года. При этом требуется постоянно поддерживать работу СМК в соответствии с заявленным стандартом, т.к. в течение срока действия сертификата ОС проводятся инспекционные контроли.

Применение сертификата соответствия и знака соответствия систем менеджмента

Одновременно с выдачей сертификата ОС предоставляет держателю сертификата письменное разрешение на использование знака соответствия Системы добровольной сертификации систем менеджмента «Регистр систем менеджмента».

Орган по сертификации должен контролировать правильность использования сертификатов и знаков соответствия системы менеджмента.

Организация – держатель сертификата и знака соответствия не должна:

  • наносить знак соответствия на продукцию, упаковку продукции, отчеты лабораторных исследований, поверки или испытаний, или использовать его иным способом, который может быть истолкован как подтверждение соответствия качества продукции;
  •  распространять использование знака соответствия на деятельность, не охваченную областью сертификации;
  • ссылаться на сертификат и использовать знак соответствия при приостановлении, отмене или окончании срока действия сертификата.

ОС должен предпринимать соответствующие меры при неправильных ссылках на систему сертификации или вводящих в заблуждение случаях применения сертификатов и знаков соответствия, выявленных в рекламе, каталогах, на сайтах Интернета и т.п.

К таким мерам относят: принуждение держателя сертификата к проведению корректирующих действий, отмену действия сертификата, публикацию о допущенных нарушениях и иные правовые предусмотренные законодательством действия.

Приостановление, возобновление или отмена действия сертификата

Орган по сертификации (ОС) должен приостановить действие сертификата в случаях, если:

  • при инспекционном контроле выясняется, что Заказчик не может выполнить требования, предъявляемые при сертификации, включая требования к результативности сертифицированной системы менеджмента;
  • Заказчик - держатель сертификата отказывается от проведения инспекционного контроля или не позволяет проводить инспекционный контроль с требуемой периодичностью;
  • Заказчик - держатель сертификата не выполнил запланированные корректирующие действия по устранению несоответствий по результатам предыдущего инспекционного контроля;
  • выявлены нарушения правил использования сертификата и применения знака соответствия;
  • Заказчик - держатель сертификата добровольно сделал запрос о приостановлении действия сертификата.

После приостановления действия сертификат на систему менеджмента Заказчика становится временно недействительным. Период приостановления действия сертификата не должен превышать шести месяцев.

ОС должен возобновить действие сертификата, в том случае, если проблема, вызвавшая приостановление действия сертификата, была решена.

В случае если в период работ по приостановлению действия сертификата ОС сочтет невозможным дальнейшее использование сертификата, должно быть принято решение об его отмене или сужении области сертификации.

Отмена действия сертификата осуществляется ОС в выше указанных случаях после окончания срока приостановления действия сертификата или по запросу организации – держателя сертификата в связи с ликвидацией организации или прекращением производства продукции, на которую распространяется сертификат.

Подлинник решения остается в деле органа по сертификации. Отмененный сертификат подлежит возврату в ОС.

При приостановлении или отмене действия сертификата Заказчик не должен использовать его в рекламных целях. В случае нарушения этого требования Заказчик несет ответственность по правилам, установленным в ОС, выдавшем сертификат.

ОС по запросу любой стороны должен предоставлять сведения относительно области действия сертификации системы менеджмента: приостановлена, отменена или сужена.

Расширение/сужение области сертификации

Расширение области сертификации

Область сертификации расширяют при изменении (увеличении):

  • процессов жизненного цикла продукции в рамках группы однородной продукции, применительно к которой была сертифицирована система менеджмента;
  • номенклатуры продукции, выпускаемой организацией;
  • производственных площадок организации.

Держатель сертификата, желающий расширить область сертификации, направляет заявку (письмо-обращение) в Орган по сертификации (ОС).

В случае обращения держателя сертификата по вопросу расширения области сертификации при изменении процессов жизненного цикла продукции в рамках группы однородной продукции, изменении номенклатуры продукции, увеличении числа производственных площадок ОС после оплаты держателем сертификата договора проводит аудит и оценку дополнительных процессов и процедур системы менеджмента.

При положительных результатах аудита держателю сертификата выдают новый сертификат, включающий в себя указание расширенной области сертификации, при этом предыдущий сертификат отменяют, а держатель сертификата сдает отмененный сертификат в ОС.

Срок действия выдаваемого вновь сертификата остается тем же, что указан в отмененном сертификате.

Аудит по расширению области сертификации может быть совмещен с очередным инспекционным контролем системы менеджмента. При этом оплата инспекционного контроля должна быть увеличена на стоимость работ по расширению области сертификации.

На основании акта по результатам проведенного аудита ОС оформляет решение о расширении области сертификации.

Сужение области сертификации

ОС должен сузить область сертификации Заказчика, если при инспекционном контроле или аудите по ресертификации системы менеджмента обнаружатся сокращение области сертификации системы менеджмента или изменения в системе менеджмента, которые могут повлиять на выполнение требований, предъявляемых при сертификации.     

Рекомендации о сужении области сертификации комиссия ОС включает в акт по результатам аудита.

Сужение области сертификации может быть проведено по инициативе организации - держателя сертификата, который направляет в ОС письмо-обращение с указанием исключаемого вида продукции или процесса системы менеджмента.

Орган по сертификации принимает решение о сужении области.

Держателю сертификата выдают новый сертификат на суженную область сертификации с сохранением срока действия отмененного сертификата. Отмененный сертификат подлежит возврату в ОС.

Порядок проведения инспекционного контроля сертифицированной системы менеджмента

Инспекционный контроль сертифицированной системы менеджмента (СМ) может быть плановым и внеплановым. Плановый инспекционный контроль проводиться, по крайней мере, один раз в год. Дата проведения первого инспекционного контроля не должна быть более поздней, чем через 12 месяцев после сертификации. Периодичность проведения инспекционного контроля устанавливается в договоре с организацией - держателем сертификата на инспекционный контроль.

При плановом инспекционном контроле общий объем проверки должен составлять примерно 1/2 от объектов, подлежащих проверке в соответствии с заявленным нормативным документом, включая следующую совокупность обязательных элементов, проверяемых при каждом инспекционном контроле:

  • внутренние аудиты и анализ со стороны руководства;
  • анализ действий, предпринятых в отношении несоответствий, выявленных в ходе предыдущей проверки;
  • обращение с жалобами;
  • результативность системы менеджмента в части достижения целей, установленных сертифицированным Заказчиком;     
  • развитие запланированных мероприятий, нацеленных на постоянное улучшение;
  • систему контроля и испытаний;
  • анализ изменений;
  • использование сертификата и знака соответствия.

Внеплановый инспекционный контроль проводят в случаях:

  • получения Органом по сертификации (ОС) информации о любых серьезных нарушениях в рамках сертифицированной СМ, в том числе информации о жалобах потребителей на качество продукции, выпускаемой держателем сертификата;
  • существенных изменений структуры организации, технологии и условий производства, численности персонала, кадрового состава и т.п.

Объекты аудита при внеплановом инспекционном контроле определяют в зависимости от причины, вызвавшей необходимость инспекционного контроля.

В случае получения ОС информации о значительных организационно-технических и/или технологических изменениях в проверяемой организации план инспекционного контроля должен быть расширен с учетом этого фактора.

Проведение инспекционного контроля аналогично процедуре сертификации.

При положительных результатах инспекционного контроля (отсутствие несоответствий, отсутствие нарушения правил использования сертификата и применения знака соответствия) ОС принимает решение о подтверждении действия сертификата соответствия.  Если при инспекционном контроле обнаруживают невыполнение запланированных корректирующих действий по устранению несоответствий по результатам предыдущего инспекционного контроля, то ОС принимает решение о приостановлении действия выданного сертификата на срок до трех месяцев.

Если указанные корректирующие действия не выполнены по истечении трех месяцев, то это должно повлечь за собой отзыв сертификата соответствия. Если при инспекционном контроле будут установлены значительные несоответствия, то они должны быть устранены в течение трех недель после завершения инспекционного контроля. В этот же срок проверяемая организация направляет в ОС отчет об устранении установленных несоответствий. ОС должен проверить результаты выполнения корректирующих действий в течение не более двух недель после получения отчета.

Проверка выполнения корректирующих действий по устранению значительных несоответствий по усмотрению ОС может быть проведена по представленным документам и, затем, при плановом инспекционном контроле, или с немедленным выездом в организацию.

Если результаты корректирующих действий будут признаны ОС неудовлетворительными или проверяемая организация не предоставит ОС возможности проверки результатов корректирующих действий, то это должно повлечь за собой отзыв сертификата соответствия СМ.

Если при инспекционном контроле будут установлены малозначительные несоответствия, то они должны быть устранены в согласованные с проверяемой организацией сроки, но не позднее трех недель после завершения инспекционного контроля. Отчет об устранении установленных малозначительных несоответствий проверяемая организация направляет в ОС. ОС должен проверить результаты корректирующих действий в период последующего инспекционного контроля. Если на основании анализа отчета результаты будут признаны не удовлетворительными, то ОС вправе осуществить проверку корректирующих действий «на месте».

Примечание - Все повторные аудиты (посещения проверяемой организации) и командировочные расходы экспертов проверяемая организация (заказчик) оплачивает сверх сумм за инспекционный контроль.

ОС должен проверить результаты учета сделанных уведомлений в период последующего инспекционного контроля.

Орган по сертификации при необходимости, обусловленной загруженностью персонала органа, территориальной удаленностью держателя сертификата, форс-мажорными обстоятельствами, может передать право проведения инспекционного контроля другому органу по сертификации (субподрядчику). Орган по сертификации в течение одного месяца должен уведомить держателя сертификата о передаче работ по инспекционному контролю субподрядчик и получить его согласие. Орган по сертификации заключает с субподрядчиком договор, в котором указывают сроки проведения инспекционного контроля, стоимость работ и обязательства сторон.

Орган по сертификации несет полную ответственность за подтверждение, приостановление или отмену действия сертификата, а также за сужение области сертификации по результатам инспекционного контроля, проведенного субподрядчиком.

Категорически запрещается проведение инспекционного контроля сертифицированных систем менеджмента другим органом по сертификации без согласия органа, проводившего сертификацию.

Ресертификация систем менеджмента

По истечении срока действия сертификата проводится процедура ресертификации системы менеджмента, которая аналогична процедуре сертификации. При планировании ресертификационного аудита, Орган по сертификации (ОС) учитывает информацию, полученную в ходе проведения сертификационного аудита и последующих инспекционных контролей.

Для проведения ресертификации Заявитель должен примерно за два месяца до окончания срока действия сертификата на систему менеджмента (СМ) подать в ОС заявку на ресертификацию.

Состав представляемых Заявителем документов может быть сокращен или увеличен по усмотрению ОС.

При аудите по ресертификации СМ должен быть проведен анализ ее функционирования в течение периода действия сертификата, включая анализ актов предыдущих аудитов, жалоб, полученных от потребителей.

Аудит по ресертификации должен включать в себя проверку:

  • результативности СМ относительно ее целостности с учетом внутренних и внешних изменений, а также ее постоянного соответствия и применимости для области сертификации;
  • продемонстрированного обязательства по улучшению СМ в течение периода действия сертификата;
  • положительного влияния функционирования сертифицированной СМ на достижение Политики и целей организации.

При выявлении в ходе аудита по ресертификации СМ несоответствий или отсутствия достаточных свидетельств соответствия ОС должен установить срок, до которого должны быть выполнены коррекции и корректирующие действия.